전문가가 전람회 예산을 어떻게 삭감하는지 가르쳐 준다

삭감하고 싶으면전시회예산을 세울 때 가장 중요한 원칙은 당신이 무엇을 보류하고 싶은지이다

전시회 예산을 삭감하는 것은 딜레마이다.회사 경영진은 단지 당신에게 예산 삭감을 요구할 뿐이지만, 어떤 항목을 보류해야 하고, 무엇을 삭감할 수 있는지 그들은 명확한 지시를 하지 않을 것이다.이 책임은 전람회 참가를 책임지는 인원이 진다.이것은 쉬운 일이 아니다. 왜냐하면 만약 잘못된 결정을 한다면 우선 너의 일에 영향을 줄 수 있기 때문이다.

어떤 회사에서는 모임이 치마의 주름처럼 없어서는 안 된다.다른 회사에 있어서 리셉션은 고객관계를 구축하고 유지하는데 필수적이므로 모두 삭감할수 없다.기자 회견은 어떤 회사에는 필요하지 않은 사치품이지만, 다른 회사에게는 언론이 끊임없이 회사의 신제품과 새로운 서비스에 관심을 가지도록 하는 것이 회사 전략의 중요한 구성 부분이다.

어떤 업종의 기업 및 기업의 참가전략이 무엇이든 우리는 다음과 같은 일부 성숙된 예산법칙에서 무엇을 배울수 있다. 이는 여러차례의 실험과 오유에서 총화해낸 예산삭감의 중요한 법칙이다.

삭감 가능한 예산

우리가 어떤 비용을 반드시 지출해야 하는지를 토론하기 전에, 먼저 어떤 비용이 쉽게 삭감되는지 봅시다.선택할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

1. 사은품 비용 최소화

현장의 전시회 관리자들은 이에 대해 불평할 수도 있지만 이해할 것이다.여하튼 증정은"이 사람은 우리의 목표고객이 아닐수도 있다."는 생각을 하게 된다. 인텔사의 한 전시회 참가를 책임졌던 전문가는 그가 1992년부터 2000년까지 인텔사의 전시회 참가항목을 관리했다고 인정했다.인텔이 전시회에서 증정하는 비용은 5000달러에서 3만 달러에 이르며, 특히 COMDEX와 같은 일부 대형 전시회에서 사용된다.만약 당신의 회사가 인텔처럼 1년에 20여 개의 전시회에 참가하여 상응하는 경품을 준다면, 절약할 수 있는 비용은 6자리 수에 달할 것이다.

비록 당신이 그렇게 많은 전시회에 참가하지 않았더라도 경품면에서 절약한 비용을 계산할수 있다. 최근의 한 조사에 따르면 경품은 예산을 높이는 전형적인 지출로서 늘 전시회예산의 8~12% 를 차지한다.인텔은 COMDEX 전시회에 참가할 때 경품에 약 3만 달러를 썼는데, 이는 전체 참가 비용의 1.5% 를 차지한다.

2. 부스 청소 서비스의 비용을 낮춘다

몇몇 작은 부스에서, 예를 들면, 10×10피트, 10×40 또는 20×20피트의 부스는 일반적으로 부스의 직원들이 청소를 한다.40과 같은 대형 부스에서×50、50×50 또는 50×70피트의 부스에는 쓰레기나 폐기물을 청소하는 전문 청소부가 있을 수 있다.그러나 경험이 있는 관리자는 청소공에게 부스가 막 세워졌을 때 한 번 청소하라고 요구하는데, 매일 전담자가 청소하는 것이 아니다.첫날이 지나면 부스 청소가 뜸해지는 경우가 많기 때문이다.일부 회사는 청소에 대한 비용을 1년에 평균 전시회당 1800달러에서 10000달러를 절약할 수 있을 뿐만 아니라 부스 활동의 수준도 낮추지 않는다.

3. 식물을 임대하지 않는다

이 항목에서 너는 250달러에서 1800달러를 절약할 수 있다.어떤 회사는 1년에 5000달러를 절약할 수 있고, 부스도 생기가 없어 보이지 않는다.

4. 부스에 전화를 적게 설치한다

부스에 있는 전화는 수요를 만족시키면 된다.보통 부스에서 전화선 하나를 당기는 데 250달러가 든다. 전화를 몇 문 적게 설치하면 많은 비용을 줄일 수 있다.전화를 적게 설치하면 직원들이 승인되지 않은 장거리 전화를 적게 걸 수 있다는 장점도 있다.

삭감할 수 없는 비용

모든 노련한 전시회 관리자는 자신의 고전적인 원칙을 가지고 어떤 지출을 결정해야 하는지를 결정하며 전시회에 참가하는 업체들도 이러한 경험에서 더 많은 것을 배울 수 있다.

1. 작업의 안정성과 연속성 보장

이것은 전시회에 참가하여 승리를 거두는 법보이다. 한 베테랑 시장 뉴스 매니저는 전시회에 참가하는 업체는 반드시 매년 전시회 업무 간의 연관성을 보장해야 한다고 생각한다.만약 이 법칙을 중시하지 않는다면, 일은 불확실성으로 가득 차 있을 것이다.전시회에 참가한 후 고객을 추적하면 어떤 전시회가 높은 수익이고 어떤 전시회에 참가하지 않아도 되는지 알게 될 것이다.만약 전시회에 참가한 상인이 한번은 고객정보를 추적하지 않았다면 다음에는 몇년의 시간을 들여 이 정보를 회복하고 수백수천의 돈을 더 써야 할것이다.

2. 수준 높은 영업 팀 모임

이것은 매우 중요한 경험이므로 전시회에 참가하는 업체로서 반드시 시간을 들여 고객을 대해야 한다.고객과 경영진, 주요 영업 담당자 및 시장 담당자와의 만남을 줄일 수는 없습니다.무역 전시회는 고객과 효과적으로 소통하는 방식이다.예를 들어 Comdex 전시회에서 인텔의 시장 분석가는 세계 각지에서 온 100여 명의 고객과 면담해야 한다.고위 임원을 고객이 있는 곳으로 보내려면 여행당 평균 5000달러가 든다.그리고 Comdex의 이전 관리자는 25명의 주요 고객을 만날 수 있으며, 이는 약 10만 달러를 절약할 수 있다.전시회에서 회사 고위층이 고객을 만나면 얼마를 절약할 수 있는지 추산하기 어렵다.10명의 회사 고위 임원이 전시회에서 100명의 고객을 만난다면 얼마나 많은 비용을 절약할 수 있을지 상상해 보세요.이렇게 추산해 보면, 무역 전시회는 고객과 접촉할 수 있는 아주 저렴한 기회이다.

3. 중점제품의 전시보급비용은 적어서는 안된다

중점 제품 정보의 발표와 홍보 비용은 없어서는 안 된다.전시회 현장은 제품 정보를 발표하는 중요한 장소이다.물론 언론매체도 이를 할 수 있지만 고객은 제품을 직접 볼 수도 없고 신제품을 직접 체험할 수도 없다.그러나 모든 전시회가 고객이 회사와 회사의 제품에 대해 직관적인 인식을 가질 수 있는 것은 아니다.경험이 있는 전시회에 참가하는 상인회는 돈을 들여 훈련을 받은 전문인원을 고용했다. 그들은 가장 효과적인 방식으로 회사의 스타제품을 전시하고 가장 적은 시간으로 가장 많은 보답을 받을수 있었다. 이 예산은 절약할수 없었다.

4. 고객을 정성껏 접대한다

전시회에서 당신의 고객을 기쁘게 하는 것이 전시회에 참가하는 주요 이유 중의 하나입니다.그러므로 고객을 정성껏 접대하는 비용은 적어서는 안 된다.전시회에 참가하는 상인들은 이를 위해 일부 술자리나 행사를 개최하여 고객과의 련계를 강화해야 할수도 있다.한 참가상은 이렇게 말했다. 고객은 우리가 전시회에 참가하는 이유이자 우리가 장사를 하는 이유이다.